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Programa para la gestión de un plan de acción

Muchas veces se dispone de la tecnología más avanzada del mercado pero se es incapaz de hacer las cosas más sencillas.

La complejidad de los diferentes ERP o sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (SAP-PM, Maximo…) consigue que hacer cosas de manera ágil y sencilla sea un imposible, por ello un consultor de SAP cobra lo que cobra y un «consultor» de Access no lo cobra.

Para ser un experto en Access tampoco hace falta, y sin ganas de quitarme mérito a mi mismo, esforzarse demasiado, pero dominar SAP ya es otro tema, estoy convencido que la gran mayoría de los usuarios aprovechan el 10% de las funciones y herramientas de SAP tal vez un 30% los más avanzados, por lo menos esa es la sensación que me queda tras usarlo durante 4 años; al realizar la gestión de avisos, ordenes de trabajo, notificaciones, planificación periódica del mantenimiento preventivo, ubicaciones, recambios, etc. la mitad o más de los campos de cada una de las transacciones que utilizaba habitualmente los dejaba vacíos, o simplemente había opciones que no usaba por lo intrincado de su uso.

Así a botepronto la que me viene a la cabeza es la manera de adjuntar archivos de documentación a determinados equipos o máquinas, en SAP había que crear primero el objeto a vincular, vincularle el determinado archivo y después vincular ese objeto al equipo, algo que se puede hacer en dos clicks de ratón tenias que hacer veinte. Muchos dirán que esa manera de hacer las cosas es para dotar de una mejor integridad y seguridad a la base de datos y a todo el sistema ERP, sí, vale, de acuerdo, pero al final ni yo ni nadie, al menos de mi alrededor, usaba esa característica. Otros dirán que se puede programar una transacción a medida que facilite la tarea, pero no yo tenía idea de ABAP ni el departamento de IT estaba por la labor, suelen estar ocupados en otras cosas más vitales, como es normal. Obviamente hablo de mi experiencia que podría ser totalmente diferente a otras personas, pero visto como un integrante del departamento de mantenimiento de planta así lo veía.

Buscando soluciones

Con estos antecedentes surge una necesidad en la planta, se realizan reuniones diarias en las cuales se comentan las incidencias más importantes y se analizan los rendimientos de las líneas de producción con los datos proporcionados por el sistema MES, de estas reuniones surgen acciones para solucionar los diferentes problemas pero al final cada responsable lo anota en su agenda, si es que lo hace, y la acaba realizando o no, sin haber seguimiento de ningún tipo. Al final nadie se acuerda de que acciones se acordaron y quien era el responsable de cada una de ellas, en definitiva, sin acciones concretas la reunión diaria es una perdida de tiempo.

Al principio para el plan de acción se utilizó una hoja de papel tamaño DIN-A3 para apuntar las acciones, ya que es algo que tiene que ser muy ágil y deben anotarse en la misma reunión diaria, a los pocos días y como me tocaba a mi anotar y realizar el seguimiento de las acciones ya estaba cansado de tener que hacer el trabajo repetitivo de rebuscar las acciones que iban caducando y cuales estaban cerradas y cuales no entre varias hojas tamaño A3, así que, descartado excel,  y una vez comentado con mi superior decidí empezar a elaborar algo en Access, al principio fue algo muy rudimentario pero funcional.

Aprovechando un periodo de convalecencia, de baja laboral y aburrido en casa (así me entretengo, que le voy a hacer…) hice una nueva base de datos Access desde cero para poder dotarla de mayor flexibilidad, con funcionalidad multiusuario y multiubicación, y que actualizarla no fuera un quebradero de cabeza.

Y así es

Este programa Access que en su última versión presento aquí, si se tercia haré mejoras mejoras y arreglando los fallos que me encuentre yo, mis compañeros o quien quiera que se lo descargue.

Al abrirlo por primera vez te saldrán estas dos ventanas que hay a continuación: Dile que sí que quieres reenlazar la BBDD.

Advertencia de backend no encontrado
Imagen 1. Advertencia de backend no encontrado
Advertencia de backend no encontrado
Imagen 2. Advertencia de backend no encontrado

Buscaremos el archivo de backend (PlanDeAccion_be.accdb), te recomiendo que la primera vez utiliza el archivo «Demo»  que vienen en el .zip

Ventana de bsqueda del fichero del backend
Imagen 3. Ventana de búsqueda del fichero del backend

Una vez enlazado nos aparecerá la página principal del Plan de Acción

Vista de la pantalla principal
Imagen 4. Vista de la pantalla principal

En las siguiente galería de imágenes se muestran algunas de las pantallas del programa.

Ventana de creación de nueva acción

Ventana de creación de nueva acción

Imagen 5.1

Ventana de selección de informes

Ventana de selección de informes

Imagen 5.2

Creación de gráficas en Excel

Creación de gráficas en Excel

Imagen 5.3

Ficha de extracto de acción

Ficha de extracto de acción

Imagen 5.4

Ficha de acción

Ficha de acción

Imagen 5.5

Ejemplo de mensaje de aviso por correo electrónico

Ejemplo de mensaje de aviso por correo electrónico

Imagen 5.6

Para acceder como administrador al sistema hay que introducir la contraseña «123456» es la que hay por defecto, después se puede cambiar desde la propia ventana de configuración.

Introduccin de la contrasea de administrador
Imagen 6. Introducción de la contraseña de administrador
Ventana de configuracin del programa
Imagen 7. Ventana de configuración del programa

Con las siguientes características:

  • Multiusuario
  • Datos separados de interface (sistema backend-frontend).
  • Definición de acciones por Sintoma, Causa y Acción.
  • Árbol de equipos en 5 niveles (Área, Línea, Proceso, Subproceso y Equipo).
  • Responsables de acción.
  • Tipos de causa personalizables (p.e: Técnica eléctrica, técnica mecánica,formación, métodos, materias primas, desconocida…).
  • Ámbitos de acción (p.e: Producción,Seguridad, Calidad, Medio Ambiente, Mejora contínua…).
  • Campos para números de NC (No conformidades), OT  (Ordenes de trabajo), CR (Comunicados de riesgo) y GM (Grupos de Mejora-GAPs) que han generado esa acción.
  • Prioridades.
  • Control de las veces que se cambia la fecha de vencimiento de una acción.
  • Nivel de administrador para introducir los equipos, responsables, causas, ámbitos  y  funciones especiales.
  • Control de uso (log con IPs y Nombre de equipo), sepa quién, qué y cuándo han cambiado algo.
  • Exportación de acciones a Excel.
  • Sistema de archivos adjuntos para las acciones.
  • Envío de correos electrónicos recordatorios e informativos, de acciones pendientes y retrasadas. Funciona con Gmail.
  • Generación de gráficas Excel con datos de acciones abiertas, cerradas, pendientes y retrasadas.
  • Impresión directa de acciones y ordenes de trabajo.

En un archivo .zip que incluye:

  • Archivo frontend .accde
  • Archivo backend .accdb con los datos DEMO
  • Archivo backend .accdb en blanco, sin datos. (Ver nota en abajo!!!)

Y así un poco rápido es lo que ofrece el programa. Cualquier duda que tengais encantado trataré de resolverlas

AVISO: Hay un error en archivo de backend en blanco que no permite hacer login como administrador.
Mientras no lo soluciono te recomiendo que uses el archivo de backend con los datos de DEMO.
Disculpa las molestias.
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Alex Gallego
Alex Gallego
24 días atrás

Buen dia al abrir pide contraseña que no es la 123456 que dice en el manual y la version de 32 bit tampoco la deja abrir

Mbofon
Mbofon
7 meses atrás

Buenas! pensé que se iba a cumplir un sueño!! …pero no me deja abrir ninguno de los archivos :-(. Tiene muy buena pinta y es una lástima quedarse con la miel en los labios…prometía y mucho…Hay alguna otra forma de poder abrir los archivos? muchas gracias!

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