Muchas veces se dispone de la tecnología más avanzada del mercado pero se es incapaz de hacer las cosas más sencillas.

La complejidad de los diferentes ERP o sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (SAP-PM, Maximo…) consigue que hacer cosas de manera ágil y sencilla sea un imposible, por ello un consultor de SAP cobra lo que cobra y un «consultor» de Access no lo cobra.

Para ser un experto en Access tampoco hace falta, y sin ganas de quitarme mérito a mi mismo, esforzarse demasiado, pero dominar SAP ya es otro tema, estoy convencido que la gran mayoría de los usuarios aprovechan el 10% de las funciones y herramientas de SAP tal vez un 30% los más avanzados, por lo menos esa es la sensación que me queda tras usarlo durante 4 años; al realizar la gestión de avisos, ordenes de trabajo, notificaciones, planificación periódica del mantenimiento preventivo, ubicaciones, recambios, etc. la mitad o más de los campos de cada una de las transacciones que utilizaba habitualmente los dejaba vacíos, o simplemente había opciones que no usaba por lo intrincado de su uso.

Así a botepronto la que me viene a la cabeza es la manera de adjuntar archivos de documentación a determinados equipos o máquinas, en SAP había que crear primero el objeto a vincular, vincularle el determinado archivo y después vincular ese objeto al equipo, algo que se puede hacer en dos clicks de ratón tenias que hacer veinte. Muchos dirán que esa manera de hacer las cosas es para dotar de una mejor integridad y seguridad a la base de datos y a todo el sistema ERP, sí, vale, de acuerdo, pero al final ni yo ni nadie, al menos de mi alrededor, usaba esa característica. Otros dirán que se puede programar una transacción a medida que facilite la tarea, pero no yo tenía idea de ABAP ni el departamento de IT estaba por la labor, suelen estar ocupados en otras cosas más vitales, como es normal. Obviamente hablo de mi experiencia que podría ser totalmente diferente a otras personas, pero visto como un integrante del departamento de mantenimiento de planta así lo veía.

Buscando soluciones

Con estos antecedentes surge una necesidad en la planta, se realizan reuniones diarias en las cuales se comentan las incidencias más importantes y se analizan los rendimientos de las líneas de producción con los datos proporcionados por el sistema MES, de estas reuniones surgen acciones para solucionar los diferentes problemas pero al final cada responsable lo anota en su agenda, si es que lo hace, y la acaba realizando o no, sin haber seguimiento de ningún tipo. Al final nadie se acuerda de que acciones se acordaron y quien era el responsable de cada una de ellas, en definitiva, sin acciones concretas la reunión diaria es una perdida de tiempo.

Al principio para el plan de acción se utilizó una hoja de papel tamaño DIN-A3 para apuntar las acciones, ya que es algo que tiene que ser muy ágil y deben anotarse en la misma reunión diaria, a los pocos días y como me tocaba a mi anotar y realizar el seguimiento de las acciones ya estaba cansado de tener que hacer el trabajo repetitivo de rebuscar las acciones que iban caducando y cuales estaban cerradas y cuales no entre varias hojas tamaño A3, así que, descartado excel,  y una vez comentado con mi superior decidí empezar a elaborar algo en Access, al principio fue algo muy rudimentario pero funcional.

Aprovechando un periodo de convalecencia, de baja laboral y aburrido en casa (así me entretengo, que le voy a hacer…) hice una nueva base de datos Access desde cero para poder dotarla de mayor flexibilidad, con funcionalidad multiusuario y multiubicación, y que actualizarla no fuera un quebradero de cabeza.

Y así es

Este programa Access que en su última versión presento aquí, si se tercia haré mejoras mejoras y arreglando los fallos que me encuentre yo, mis compañeros o quien quiera que se lo descargue.

Al abrirlo por primera vez te saldrán estas dos ventanas que hay a continuación: Dile que sí que quieres reenlazar la BBDD.

Buscaremos el archivo de backend (PlanDeAccion_be.accdb), te recomiendo que la primera vez utiliza el archivo «Demo»  que vienen en el .zip

Una vez enlazado nos aparecerá la página principal del Plan de Acción

En las siguiente galería de imágenes se muestran algunas de las pantallas del programa.

Ventana de creación de nueva acción

Imagen 5.1

Ventana de selección de informes

Imagen 5.2

Creación de gráficas en Excel

Imagen 5.3

Ficha de extracto de acción

Imagen 5.4

Ficha de acción

Imagen 5.5

Ejemplo de mensaje de aviso por correo electrónico

Imagen 5.6

Para acceder como administrador al sistema hay que introducir la contraseña «123456» es la que hay por defecto, después se puede cambiar desde la propia ventana de configuración.

Con las siguientes características:

En un archivo .zip que incluye:

Y así un poco rápido es lo que ofrece el programa. Cualquier duda que tengais encantado trataré de resolverlas

AVISO: Hay un error en archivo de backend en blanco que no permite hacer login como administrador.
Mientras no lo soluciono te recomiendo que uses el archivo de backend con los datos de DEMO.
Disculpa las molestias.

Plan de Acción v1 Access 2019 64bit

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