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Programa para la gestión de un plan de acción

Muchas veces se dispone de la tecnología más avanzada del mercado pero se es incapaz de hacer las cosas más sencillas.

La complejidad de los diferentes ERP o sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (SAP-PM, Maximo…) consigue que hacer cosas de manera ágil y sencilla sea un imposible, por ello un consultor de SAP cobra lo que cobra y un “consultor” de Access no lo cobra.

Para ser un experto en Access tampoco hace falta, y sin ganas de quitarme mérito a mi mismo, esforzarse demasiado, pero dominar SAP ya es otro tema, estoy convencido que la gran mayoría de los usuarios aprovechan el 10% de las funciones y herramientas de SAP tal vez un 30% los más avanzados, por lo menos esa es la sensación que me queda tras usarlo durante 4 años; al realizar la gestión de avisos, ordenes de trabajo, notificaciones, planificación periódica del mantenimiento preventivo, ubicaciones, recambios, etc. la mitad o más de los campos de cada una de las transacciones que utilizaba habitualmente los dejaba vacíos, o simplemente había opciones que no usaba por lo intrincado de su uso.

Así a botepronto la que me viene a la cabeza es la manera de adjuntar archivos de documentación a determinados equipos o máquinas, en SAP había que crear primero el objeto a vincular, vincularle el determinado archivo y después vincular ese objeto al equipo, algo que se puede hacer en dos clicks de ratón tenias que hacer veinte. Muchos dirán que esa manera de hacer las cosas es para dotar de una mejor integridad y seguridad a la base de datos y a todo el sistema ERP, sí, vale, de acuerdo, pero al final ni yo ni nadie, al menos de mi alrededor, usaba esa característica. Otros dirán que se puede programar una transacción a medida que facilite la tarea, pero no yo tenía idea de ABAP ni el departamento de IT estaba por la labor, suelen estar ocupados en otras cosas más vitales, como es normal. Obviamente hablo de mi experiencia que podría ser totalmente diferente a otras personas, pero visto como un integrante del departamento de mantenimiento de planta así lo veía.

Buscando soluciones

Con estos antecedentes surge una necesidad en la planta, se realizan reuniones diarias en las cuales se comentan las incidencias más importantes y se analizan los rendimientos de las líneas de producción con los datos proporcionados por el sistema MES, de estas reuniones surgen acciones para solucionar los diferentes problemas pero al final cada responsable lo anota en su agenda, si es que lo hace, y la acaba realizando o no, sin haber seguimiento de ningún tipo. Al final nadie se acuerda de que acciones se acordaron y quien era el responsable de cada una de ellas, en definitiva, sin acciones concretas la reunión diaria es una perdida de tiempo.

Al principio para el plan de acción se utilizó una hoja de papel tamaño DIN-A3 para apuntar las acciones, ya que es algo que tiene que ser muy ágil y deben anotarse en la misma reunión diaria, a los pocos días y como me tocaba a mi anotar y realizar el seguimiento de las acciones ya estaba cansado de tener que hacer el trabajo repetitivo de rebuscar las acciones que iban caducando y cuales estaban cerradas y cuales no entre varias hojas tamaño A3, así que, descartado excel,  y una vez comentado con mi superior decidí empezar a elaborar algo en Access, al principio fue algo muy rudimentario pero funcional.

Aprovechando un periodo de convalecencia, de baja laboral y aburrido en casa (así me entretengo, que le voy a hacer…) hice una nueva base de datos Access desde cero para poder dotarla de mayor flexibilidad, con funcionalidad multiusuario y multiubicación, y que actualizarla no fuera un quebradero de cabeza.

Y así es

Este programa Access que en su última versión presento aquí, si se tercia haré mejoras mejoras y arreglando los fallos que me encuentre yo, mis compañeros o quien quiera que se lo descargue.

Al abrirlo por primera vez te saldrán estas dos ventanas que hay a continuación: Dile que sí que quieres reenlazar la BBDD.

Advertencia de backend no encontrado
Advertencia de backend no encontrado
Advertencia de backend no encontrado
Advertencia de backend no encontrado

Buscaremos el archivo de backend (PlanDeAccion_be.accdb), te recomiendo que la primera vez utiliza el archivo “Demo”  que vienen en el .zip

Ventana de búsqueda del fichero de Back-End
Ventana de búsqueda del fichero de backend

Una vez enlazado nos aparecerá la página principal del Plan de Acción

Pantalla principal del programa
Pantalla principal del programa

En las siguientes imágenes se muestran algunas de las pantallas del programa.

Ventana para nuevas acciones
Ventana para nuevas acciones
Ventana de informes
Ventana de informes
Gráfica Excel del PdA
Gráfica Excel del PdA
Informe de acción
Informe de acción
Muestra de una orden de trabajo
Muestra de una orden de trabajo
Correo electrónico de aviso
Correo electrónico de aviso

Para acceder como administrador al sistema hay que introducir la contraseña “123456” es la que hay por defecto, después se puede cambiar desde la propia ventana de configuración.

Introducción de contraseña de administrador
Introducción de contraseña de administrador
Configuración del plan de acción
Configuración del plan de acción

Y así un poco rápido es lo que ofrece el programa. Cualquier duda que tengais encantado trataré de resolverlas

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22 comentarios en “Programa para la gestión de un plan de acción”

  1. Hola. Tengo Acces 2007 32bit. Al abrir el archivo _v1, se abre un cuadro de dialogo que indica que “no se puede reconocer el formato de la base de datos” “Es posible que se haya creado con una versión posterior a la que se está utilizando”.

    Gracias, quedo atento a la respuesta!

    • Hola Aldo,

      Primero de todo gracias por visitar mi blog

      Por otro lado, este archivo sólo te ve a funcionar con Access 2013 32bit de manera correcta, en el caso de usar la versión 2010 creo que podría llegar a funcionar pero no lo he probado, pero si estoy seguro que en Access 2007 no te va a funcionar.

      Lo lamento, pero sólo puedo animarte a cambiar a una versión de Access más actualizada.

  2. “hola en access 2010 no funciona no se puede reconocer el formato de base ,alguna solución gracias”

    Me aparece lo mismo que esta persona pero en 2013

    Lo que dice después es : Es posible que se haya creado con una versión de microsoft acces posterior a la que está utilizando

    • Hola Lau,

      En el archivo ZIP hay tres archivos, uno llamado “PlanDeAccion_be – Demo.accdb” protegido con contraseña y que contiene el backend (los datos) con datos de ejemplo en las tablas, otro llamado “PlanDeAccion_be.accdb” también protegido con contraseña que es el backend sin datos y otro llamado “Pda_Manteniendo_com_v1.accde” que es el programa ejecutable. Este último es el que debes abrir, no te tiene que pedir ninguna contraseña.

      Los archivos están protegidos con contraseña porque no deben ser manipulados, sólo pueden abrirse desde el programa “Pda_Manteniendo_com_v1.accde” cuando se hace la vinculación del BackEnd (Lo explico en esta misma entrada).

      Si mi respuesta no te ha aclarado el problema vuelve a preguntar, debería funcionarte sin problemas y sin pedir contraseña.

  3. Hola,

    Para poder ver archivos con extensión ACCDE, como es este caso, debes tener instalado Microsoft Access si no los puedes abrir es porque no lo tienes instalado.

    Siempre puedes probar a descargar el Runtime de Access que si te permitirá abrir este tipo de archivos.

    El runtime es gratuito y lo podrás descargar de la siguiente dirección:
    http://www.microsoft.com/es-es/download/details.aspx?id=39358

    Espero haber solucionado tu problema, gracias por leerme.

Si tienes alguna duda, crítica o sugerencia lo leeré encantado

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