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ESTOY REDISEÑANDO EL BLOG, DISCULPA LAS MOLESTIAS

Programa para la gestión de un plan de acción

Muchas veces se dispone de la tecnología más avanzada del mercado pero se es incapaz de hacer las cosas más sencillas.

La complejidad de los diferentes ERP o sistemas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (SAP-PM, Maximo…) consigue que hacer cosas de manera ágil y sencilla sea un imposible, por ello un consultor de SAP cobra lo que cobra y un «consultor» de Access no lo cobra.

Para ser un experto en Access tampoco hace falta, y sin ganas de quitarme mérito a mi mismo, esforzarse demasiado, pero dominar SAP ya es otro tema, estoy convencido que la gran mayoría de los usuarios aprovechan el 10% de las funciones y herramientas de SAP tal vez un 30% los más avanzados, por lo menos esa es la sensación que me queda tras usarlo durante 4 años; al realizar la gestión de avisos, ordenes de trabajo, notificaciones, planificación periódica del mantenimiento preventivo, ubicaciones, recambios, etc. la mitad o más de los campos de cada una de las transacciones que utilizaba habitualmente los dejaba vacíos, o simplemente había opciones que no usaba por lo intrincado de su uso.

Así a botepronto la que me viene a la cabeza es la manera de adjuntar archivos de documentación a determinados equipos o máquinas, en SAP había que crear primero el objeto a vincular, vincularle el determinado archivo y después vincular ese objeto al equipo, algo que se puede hacer en dos clicks de ratón tenias que hacer veinte. Muchos dirán que esa manera de hacer las cosas es para dotar de una mejor integridad y seguridad a la base de datos y a todo el sistema ERP, sí, vale, de acuerdo, pero al final ni yo ni nadie, al menos de mi alrededor, usaba esa característica. Otros dirán que se puede programar una transacción a medida que facilite la tarea, pero no yo tenía idea de ABAP ni el departamento de IT estaba por la labor, suelen estar ocupados en otras cosas más vitales, como es normal. Obviamente hablo de mi experiencia que podría ser totalmente diferente a otras personas, pero visto como un integrante del departamento de mantenimiento de planta así lo veía.

Buscando soluciones

Con estos antecedentes surge una necesidad en la planta, se realizan reuniones diarias en las cuales se comentan las incidencias más importantes y se analizan los rendimientos de las líneas de producción con los datos proporcionados por el sistema MES, de estas reuniones surgen acciones para solucionar los diferentes problemas pero al final cada responsable lo anota en su agenda, si es que lo hace, y la acaba realizando o no, sin haber seguimiento de ningún tipo. Al final nadie se acuerda de que acciones se acordaron y quien era el responsable de cada una de ellas, en definitiva, sin acciones concretas la reunión diaria es una perdida de tiempo.

Al principio para el plan de acción se utilizó una hoja de papel tamaño DIN-A3 para apuntar las acciones, ya que es algo que tiene que ser muy ágil y deben anotarse en la misma reunión diaria, a los pocos días y como me tocaba a mi anotar y realizar el seguimiento de las acciones ya estaba cansado de tener que hacer el trabajo repetitivo de rebuscar las acciones que iban caducando y cuales estaban cerradas y cuales no entre varias hojas tamaño A3, así que, descartado excel,  y una vez comentado con mi superior decidí empezar a elaborar algo en Access, al principio fue algo muy rudimentario pero funcional.

Aprovechando un periodo de convalecencia, de baja laboral y aburrido en casa (así me entretengo, que le voy a hacer…) hice una nueva base de datos Access desde cero para poder dotarla de mayor flexibilidad, con funcionalidad multiusuario y multiubicación, y que actualizarla no fuera un quebradero de cabeza.

Y así es

Este programa Access que en su última versión presento aquí, si se tercia haré mejoras mejoras y arreglando los fallos que me encuentre yo, mis compañeros o quien quiera que se lo descargue.

Al abrirlo por primera vez te saldrán estas dos ventanas que hay a continuación: Dile que sí que quieres reenlazar la BBDD.

Advertencia de backend no encontrado
Imagen 1. Advertencia de backend no encontrado
Advertencia de backend no encontrado
Imagen 2. Advertencia de backend no encontrado

Buscaremos el archivo de backend (PlanDeAccion_be.accdb), te recomiendo que la primera vez utiliza el archivo «Demo»  que vienen en el .zip

Ventana de búsqueda del fichero del backend
Imagen 3. Ventana de búsqueda del fichero del backend

Una vez enlazado nos aparecerá la página principal del Plan de Acción

Vista de la pantalla principal
Imagen 4. Vista de la pantalla principal

En las siguiente galería de imágenes se muestran algunas de las pantallas del programa.

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Ventana de creación de nueva acción

Imagen 5.1

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Ventana de selección de informes

Imagen 5.2

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Creación de gráficas en Excel

Imagen 5.3

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Ficha de extracto de acción

Imagen 5.4

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Ficha de acción

Imagen 5.5

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Ejemplo de mensaje de aviso por correo electrónico

Imagen 5.6

Para acceder como administrador al sistema hay que introducir la contraseña «123456» es la que hay por defecto, después se puede cambiar desde la propia ventana de configuración.

Introducción de la contraseña de administrador
Imagen 6. Introducción de la contraseña de administrador
Ventana de configuración del programa
Imagen 7. Ventana de configuración del programa

Con las siguientes características:

  • Multiusuario
  • Datos separados de interface (sistema backend-frontend).
  • Definición de acciones por Sintoma, Causa y Acción.
  • Árbol de equipos en 5 niveles (Área, Línea, Proceso, Subproceso y Equipo).
  • Responsables de acción.
  • Tipos de causa personalizables (p.e: Técnica eléctrica, técnica mecánica,formación, métodos, materias primas, desconocida…).
  • Ámbitos de acción (p.e: Producción,Seguridad, Calidad, Medio Ambiente, Mejora contínua…).
  • Campos para números de NC (No conformidades), OT  (Ordenes de trabajo), CR (Comunicados de riesgo) y GM (Grupos de Mejora-GAPs) que han generado esa acción.
  • Prioridades.
  • Control de las veces que se cambia la fecha de vencimiento de una acción.
  • Nivel de administrador para introducir los equipos, responsables, causas, ámbitos  y  funciones especiales.
  • Control de uso (log con IPs y Nombre de equipo), sepa quién, qué y cuándo han cambiado algo.
  • Exportación de acciones a Excel.
  • Sistema de archivos adjuntos para las acciones.
  • Envío de correos electrónicos recordatorios e informativos, de acciones pendientes y retrasadas. Funciona con Gmail.
  • Generación de gráficas Excel con datos de acciones abiertas, cerradas, pendientes y retrasadas.
  • Impresión directa de acciones y ordenes de trabajo.

En un archivo .zip que incluye:

  • Archivo frontend .accde
  • Archivo backend .accdb con los datos DEMO
  • Archivo backend .accdb en blanco, sin datos. (Ver nota en abajo!!!)

Y así un poco rápido es lo que ofrece el programa. Cualquier duda que tengais encantado trataré de resolverlas

AVISO: Hay un error en archivo de backend en blanco que no permite hacer login como administrador.
Mientras no lo soluciono te recomiendo que uses el archivo de backend con los datos de DEMO.
Disculpa las molestias.
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Plan de Acción v1 Access 2019 64bit

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Manteniendo.com declina cualquier responsabilidad en caso de que existan interrupciones o un mal funcionamiento en el software descargado, de los servicios o contenidos ofrecidos en Internet, cualquiera que sea su causa. Asimismo, el Titular no se hace responsable por caídas de la red, pérdidas de negocio a consecuencia de dichas caídas, suspensiones temporales de fluido eléctrico o cualquier otro tipo de daño indirecto que te pueda ser causado por causas ajenas a el Titular.

El titular no ofrece ninguna garantía por el software del web. Tanto el software como cualquier documentación es entregada tal cual, sin ningún tipo de garantía ni información añadida. La responsabilidad del uso que se haga del software descargado, así como de las consecuencias de dicho uso, es exclusivamente del usuario.

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Plan de Acción v1 Access 2013 32bit

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emntto
21 días atrás

hola manteniendo! excelente portal felicidades. he intentado ejecutar el archivo PlanDeAccion_be – Demo.accdb sin éxito me pide una contraseña. me podrías indicar como hacerlo. de antemano mil gracias.
Gracias..!
Carlos cruz

madmexican
madmexican
23 días atrás

Que tal Manteniendo, Gracias por el aporte es excelente !!!!! Me encuentro en una planta en Canada en la cual me solicitan que todas las leyendas sean en ingles, como puedo accesar para hacer el cambio. o si tu ya tienes algo por favor compartemelo

O de que otra manera te contacto.

Quedo a tus ordes

Edgar Chavez

alberto jimenez
alberto jimenez
1 mes atrás

buenas, excelente aportacion pero me gustaria que me compartieras el manual de como ingresar datos al formato en blanco. o el instructivo del programa
gracias
saluds

ulimar7813
2 meses atrás

no funciona

Julio
Julio
1 año atrás

Lo tienes en 64bits?

2 años atrás

Buenas tardes.

La contraseña de archivo no es 123456..
Me muestra contraseña invalida..

MARIA
MARIA
2 años atrás

HOLA BUENOS DIAS YA ME SUSCRIBI PERO NO SE COMO DESCARGALO

Antonio Carrillo
Antonio Carrillo
2 años atrás

Enhorabuena por toda la currada!! ha sido todo un descubrimiento encontrarte, sigue asi !

2 años atrás

Disculpa amigo, no puedo extraer los archivos me dice que esta dañado.

Aldo Andrés Arévalo Arenas
Aldo Andrés Arévalo Arenas
3 años atrás

Hola. Tengo Acces 2007 32bit. Al abrir el archivo _v1, se abre un cuadro de dialogo que indica que «no se puede reconocer el formato de la base de datos» «Es posible que se haya creado con una versión posterior a la que se está utilizando».

Gracias, quedo atento a la respuesta!

3 años atrás

«hola en access 2010 no funciona no se puede reconocer el formato de base ,alguna solución gracias»

Me aparece lo mismo que esta persona pero en 2013

Lo que dice después es : Es posible que se haya creado con una versión de microsoft acces posterior a la que está utilizando

Anónimo
Anónimo
4 años atrás

hola en access 2010 no funciona no se puede reconocer el formato de base ,alguna solución gracias

Lau Maria
Lau Maria
4 años atrás

No puedo abrir el archivo me pide una contraseña ¿Qué hago?

alamo
alamo
5 años atrás

no lo
puedo ver ni abrir cual es el paswor 1234…

Anónimo
Anónimo
5 años atrás

Buenos dias. Al bajr el zip del plan de accion he visto que no estaba el front-end del programa que has realizado.
Saludos

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